Mengenal Manajemen Proyek Perangkat Lunak

MPPL - Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Manajemen adalah mengatur atau mengelola suatu pekerjaan dengan baik dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen menurut George.R.Terry yang mengatakan bahwa pengertian manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang ke arah tujuan-tujuan organisasional maksud yang nyata.

Proyek adalah kegiatan yang bersifat sementara. Berlawanan dengan kegiatan rutin yang dilakukan sehari-hari. Proyek dimiliki oleh pemilik proyek. Proyek memiliki waktu mulai dan waktu selesai yang telah ditentukan. Proyek memiliki sdm yang memiliki peran-peran tertentu. Proyek juga memiliki biaya.

Manajemen Proyek Perangkat Lunak 
Dari penjelasan mengenai manajemen dan proyek maka bisa kita simpulkan bahwa manajemen perangkat lunak adalah mengelola pekerjaan pengelolaan perangkat lunak yang memiliki tujuan dan bersifat sementara.

Ada beberapa resiko yang dapat terjadi pada sebuah proyek perangkat lunak. Yang pertama bila pembuatan/pengelolaan software melewati batas waktu yang ditentukan. Resiko berikutnya adalah overbudget. Dan ada kalanya software hasil proyek tidak terpakai.

Tahap-tahap yang ada pada MPPL ada beberapa. Bisa kita singkat menjadi POACMC yang berarti Planning, Organizing, Activity, Controlling, Monitoring dan Closing. Penjelasan masing-masing masingnya adalah:

• Planning: merencanakan segala sesuatu yang dibutuhkan sebelum pekerjaan dimulai
• Organizing: pengumpulan sumberdaya potensial yang dimiliki dan mengorganisirnya
• Activity: memulai pekerjaan proyek
• Controlling: pengontrolan pengerjaan proyek
• Monitoring: pengawasan terhadap pengerjaan proyek

Stakeholder adalah orang-orang yang memiliki pengaruh dalam manajemen proyek perangkat lunak. Tiap orang memiliki perannya sendiri. Beberapa stake holder yang ada dalam manajemen proyek perangkat lunak beberapa diantaranya adalah:

• Programmer/Developer
• Tester
• Sponsor/investor
• System Administrator
• Syestem Analis
• End User
• Pemiliki Proyek

Tools merupakan fasilitas yang digunakan dalam manajemen proyek perangkat lunak, bisa dalam pembuatan dokumen, manajerial kegiatan dan lainnya. Tools yang dapat digunakan dalam proyek perangkat lunak diantaranya adalah:

• Software Development Kit (SDK)
• Team Viewer
• Kamera
• Aplikasi Office (contoh: Word, Excel)
• Aplikasi Database
• Aplikasi Manajerial Kegiatan (contoh: Trello)

Contoh KAK (Kerangka Acuan Kerja)
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGAWASAN ( SIMWAS )

I. Latar Belakang

Isu-isu strategis berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan yang berkembang saat ini berkisar pada dinamika demokratisasi, desentralisasi dan otonomi daerah serta revolusi teknologi informasi global. 

Terkait dengan issu-issu tersebut, Inspektorat Jenderal yang berperan sebagai built in control dari manajemen Kementerian Perdagangan harus mampu melakukan reposisi dan revitalisasi peran dari paradigma lama sebagai “watch dog” menjadi katalisator dan konsultan manajemenKementerian Perdagangan. 

Terkait dengan reposisi dan revitalisasi peran tersebut, Inspektorat Jenderal dituntut untuk selalu mengembangkan kapasitas organisasi melalui peningkatan kualitas dan kuantitas sumberdaya manusia (brainware), perangkat keras dan infrastruktur (hardware), kelembagaan dan ketatalaksanaan serta sumberdaya informasi khususnya informasi di bidang pengawasan. 

Untuk merealisasikan peningkatan kualitas sumber daya informasi pengawasan tersebut, perlu dikembangkan suatu sistem aplikasi berbasis komputer meliputi substansi perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan yang terintegrasi. 

II. Kondisi Saat Ini

Inspektorat Kementerian / Provinsi / Kabupaten / Kota banyak yang belum memiliki program aplikasi Sistem Informasi Manajemen Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan (SIM TLHP) yang berfokus pada pengelolaan data hasil pemeriksaan beserta tindaklanjutnya. Untuk itu perlu dibangun program aplikasi Sistem Informasi Manajemen Pengawasan (SIMWAS) yang berfokus pada sisi perencanaan, pelaksanaan pengawasan beserta monitoringnya yang didukung dengan data kepegawaian.

III. Tujuan

Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pengawasan (SIMWAS) adalah terciptanya suatu Sistem Informasi Pengawasan yang terintegrasi antara sistem perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan monitoring tindak lanjut hasil pemeriksaan yang didukung dengan sistem informasi manajemen kepegawaian dengan memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung peningkatan kinerja Inspektorat Jenderal melalui proses yang sistematis, efektif dan efisien. 

Penyusunan aplikasi ini bertujuan untuk mengintegrasikan proses perencanaan dan pelaksanaan pemeriksaan untuk tercapainya efisiensi sumber daya seperti tenaga auditor, waktu dan dana dalam mencapai target kinerja yang telah ditetapkan. Selain itu melalui hasil/output dari aplikasi ini diharapkan koordinasi antar bidang dilingkungan Inspektorat bisa berlansung secara lebih efektif. Secara terinci tujuan dari penyusunan Aplikasi ini dapat dinyatakan sebagai berikut : 

1. Menghasilkan standarisasi untuk penyusunan perencanaan pemeriksaan (RIP dan PKPT)
2. Memberikan informasi tentang sumber daya (tenaga, dana, dan waktu) yang dibutuhkan dalam pelaksanaan tupoksi Inspektorat Jenderal.
3. Menyajikan hasil kinerja aparat pengawasan fungsional di daerah baik secara intern maupun ekstern.
4. Menghindari kemungkinan duplikasi pekerjaan, tumpang tindih kegiatan pemeriksaan yang dilakukan oleh aparat pengawasan intern daerah dengan aparat pengawasan ekstern, serta mengurangi resiko kesalahan input data.
5. Memperkuat fungsi pengawasan melekat dan komunikasi/koordinasi horizontal antar bidang pengawasan di lingkungan Inspektorat Jenderal Kementerian Perdagangan.
6. Optimalisasi penggunaan perangkat Keras (Hardware) yang telah tersedia pada Inspektorat

IV. Sasaran

Untuk mencapai tujuan sebagaimana diuraikan diatas, maka sasaran ditetapkan sebagai berikut:

1. Terlaksananya pengembangan sistem perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan monitoring tindak lanjut hasil pemeriksaan yang didukung dengan sistem informasi manajemen kepegawaian dengan memanfaatkan teknologi informasi berbasis komputer.
2. Tersedianya brainware yang terlatih dan mampu menjalankan aplikasi dan hardware yang memadai.  

V. Ruang Lingkup Pekerjaan

Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pengawasan (SIMWAS), yakni meliputi :

1. Survey pendahuluan dan detil terhadap prosedur kerja, keterkaitan sistem dan organisasi kerja (manajemen), kebutuhan informasi, sumber dokumen, volume dan jenis dokumen dan sebagainya. Selain itu juga dilakukan identifikasi terhadap semua permasalahan, lingkup kegiatan dan aspek lain yang terkait dengan kegiatan bidang pengawasan.
2. Perancangan dan Desain Sistem, meliputi kegiatan desain alur (flowchart) dari sistem, aliran dan prosedur data/informasi, desain format perekaman dokumen (input) dan desain program aplikasi, termasuk didalamnya pembangunan database, perancangan format laporan (output), testing, konversi dan demo program.
3. Pemprograman, meliputi kegiatan penyusunan script bahasa program, trigger, store procedure dan ujicoba Aplikasi SIMRENWAS.
4. Penyusunan Buku Panduan (User Manual), meliputi Penyusunan User Manual berupa buku petunjuk pengoperasian program aplikasi mulai dari kegiatan inputing data, editing/updating sampai pada pembuatan dokumen laporan.
5. Instalasi Program Aplikasi SIMRENWAS, meliputi pemasangan (installing) program aplikasi yang dibuat/dihasilkan pada perangkat keras (komputer) termasuk di kegiatan uji coba dan evaluasi penyempurnaan dari sistem dan program aplikasi secara keseluruhan. 

VI. Hasil/Manfaat yang Diharapkan

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pengawasan (SIMWAS) diharapkan dapat memberikan kontribusi positif bagi peningkatan kinerja Inspektorat Jenderal Kementerian Perdagangan sebagai katalisator dan konsultan manajemen penyelenggaraan pemerintahan di Kementerian Perdagangan melalui sumberdaya informasi dibidang pengawasan secara komprehensif, cepat, akurat, efektif dan efisien. 

Keluaran (output) dari kegiatan Pengembangan Sistem Informasi manajemen Pengawasan (SIMWAS) adalah piranti lunak/software aplikasi sistem komputerisasi, penyusunan program data base perencanaan dan aplikasi pelaksanaan pengawasan pada Inspektorat Jenderal Kementerian Perdagangan. 

VII. Pelaksanaan Pekerjaan

Pelaksanaan pekerjaan ini dilakukan dengan penunjukan langsung, Perpres 54 Tahun 2011. 

VIII. Tenaga Ahli yang Dibutuhkan

Untuk melaksanakan kegiatan ini dibutuhkan tenaga ahli profesional yang memiliki kualifikasi minimal sebagai berikut :

1. Tenaga Ahli pengawasan / Auditor.

Tenaga Ahli pengawasan / Auditor diisyaratkan minimal Sarjana S1/S2 Ilmu Akuntansi/Ilmu Keuangan lulusan universitas negeri atau yang dipersamakan, berpengalaman dalam bidang pengawasan internal sekurang-kurangnya 8 (delapan) tahun. Tugas utama Tenaga Ahli pengawasan / Auditor adalah menjadi team leader dalam menyusun bagan alir (flow chart) dan kodefikasi program sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai. Persyaratan khusus tenaga ahli pengawasan/auditor adalah mengerti prosedur dan tata cara pelaksanaan pengawasan internal pemerintah. Jika tenaga ahli adalah pegawai negeri/mantan pegawai negeri, Pegawai BI, BHMN/BUMN/BUMD harus melampirkan :

   a. SK pengangkatan sebagai Auditor/pemeriksa internal atau SK jabatan struktural yang sesuai dengan bidangnya.

    b. SK Pensiun (bagi mantan pegawai negeri) atau Asli Surat Cuti diluar tanggungan negara (bagi yang belum pensiun). 

2. System Analyst Programmer.

Program Designer/System Analyst Programer diisyaratkan minimal Sarjana S1 Teknik Informatika lulusan universitas negeri atau yang dipersamakan, berpengalaman dalam bidang pemrograman komputer sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun. Tugas utama Program Designer/System Analyst Programer adalah membantu team leader dalam menyusun dan merangkai program sesuai bagan alir (flow chart) dan mengkoordinasikan programer sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai.

3. Programmer.

Programmer diisyaratkan minimal Diploma Tiga (D-3) Teknik Informatika/Komputer lulusan universitas negeri atau yang dipersamakan, berpengalaman dalam bidang pemrograman sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun. Tugas utama Programmer adalah membantu team leader dalam menyusun program dibawah koordinasikan Program Designer/System Analyst sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai.

4. Database Administrator.

Database Administrator diisyaratkan minimal Diploma Tiga (D-3) Teknik Informatika/Manajemen Informatika lulusan universitas negeri atau yang dipersamakan, berpengalaman kerja sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun. Tugas utama Database Administrator adalah membantu team leader dalam menyusun desain database dibawah koordinasikan Program Designer/System Analyst sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai. 

IX. Waktu Pelaksanaan

Proses pelaksanaan kegiatan ini dari awal sampai akhir diperkirakan memakan waktu selama 2 (dua) bulan. 

X. Biaya Pelaksanaan

Biaya pelaksanaan kegiatan pengadaan software aplikasi ini berasal dari DIPA / APBN / APBD Tahun Anggaran 20….

XI. Penutup

Seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan ini harus dilaksanakan di wilayah Negara Republik Indonesia. Kerangka Acuan Kerja ini disusun sebagai pedoman bagi pelaksanaan kegiatan ini demi tercapainya hasil yang optimal. 

Sumber:
https://pembuatsoftware.wordpress.com/
https://pembuatsoftware.files.wordpress.com/2014/06/13-proposal-software-simwas-sistem-informasi-pengawasan-software-inspektorat-aplikasi-inspektorat-400jt.pdf